Khi đi làm một vấn đề quan trọng là kỹ năng gửi nhận và quản lý email, nếu công ty của bạn có địa chỉ email riêng thì bộ nhớ email server của mỗi người thường bị giới hạn dung lượng, có thể chỉ 1Gb. Theo thời gian số lượng email và tệp đính kèm của bạn ngày càng nhiều lên thì bộ nhớ đó sẽ rất nhanh chóng bị đầy, thông thường tôi chỉ 1-2 tuần là đầy, khi bộ nhớ bị đầy thì sẽ không nhận được các email mới nữa, như vậy là bạn sẽ không có thông tin từ các email mới nữa => điều này cực kỳ nguy hiểm nếu như bạn không xóa bớt email cũ kịp thời! Nhưng nếu cứ phải xóa các email cũ đi thì khi chúng ta muốn tìm lại thông tin cũ thì làm thế nào?
Có một cách để xử lý việc này, giúp chúng ta tự động xóa email trên máy chủ công ty đi nhưng trước khi xóa đã copy email này về máy tính của chúng ta, đó là cách sử dụng Outlook để gửi nhận và quản lý Email. Đây là một phần mềm trong bộ Office của Microsoft, mà đa số các cá nhân/ công ty đang sử dụng. Với phần mềm này chúng ta duyệt email, gửi phản hồi và lưu lại được tất cả email về máy vi tính của mình và sau đó tự động xóa email trên máy chủ của công ty, việc này khiến bộ nhớ email trên máy chủ công ty của chúng ta không bao giờ bị đầy!
Bài viết bên dưới hướng dẫn cài đặt tích hợp email của công ty vào Outlook trên hệ điều hành Windows và Office từ 2010 trở lên.
Trước tiên, bạn vào menu Start hoặc bấm phím Window trên bàn phím gõ tìm Outlook để mở phần mềm:
Chọn thẻ File
Chọn Add Account để add email công ty vào Outlook
Trong cửa sổ Add New Account chọn Manually configure….
Tại cửa sổ Choose Service chọn POP or IMAP
Your Name:
Họ và Tên của bạn, bạn nên nhập đầy đủ tuy nhiên khuyến cáo không nên gõ dấu tiếng việt ở đây.
Email Address:
Địa chỉ email công ty của bạn, ví dụ: contact@xaydungthuchanh.vn
Account Type: POP3
Incoming Mail server và Outgoing Mail server: Địa chỉ máy chủ gửi và nhận email công ty của bạn: Ví dụ:mail.xaydungthuchanh.vn
User Name: Là Email Address bạn đã nhập ở trên
Password: Mật khẩu email công ty của bạn.
Sau khi điền đầy đủ thông tin và click More Settings, thực hiện theo hướng dẫn sau:
Ở tab Outgoing Server, bạn đánh dấu vào lựa chọn My outgoing server (SMTP) requires authentication. Đánh dấu chọn Use same settings as my incoming mail server như hình bên dưới:
Tiếp theo sang tab Advanced bạn điền cổng POP3 là 110 (không mã hóa) và cổng SMTP là 25 (không mã hóa), đồng thời cài đặt chế độ xóa mail server tự động là 7 ngày:
Cài đặt cổng POP không mã hóa và chế độ xóa mail server tự động
Bạn cũng có thể cài đặt cổng POP mã hóa là 995, SMTP là 465 hoặc 587, lưu ý tích chọn vào mục This server requires an enrypted connection (SSL) và lựa chọn SSL trong Use the following type of encrypted connection:
Cài đặt cổng POP mã hóa và chế độ xóa mail server tự động
Sau khi điều chỉnh các thông số cấu hình Outlook Client theo mẫu hướng dẫn, bạn nhấn nút OK. Sau đó nhấn nút Test Account Settings để xem kết quả cài đặt. Trong trường hợp nhận thấy có báo lỗi, bạn nên liên hệ IT công ty để nhờ hỗ trợ điền đúng tên mail server và các cổng kết nối POP.
Nhấn nút Next và nhấn tiếp Finish. Bạn đã hoàn thành cài đặt email công ty vào Outlook với giao thức POP3.
Microsoft Outlook tự động gửi thư test, như vậy là bạn đã cài đặt thành công email công ty vào Outlook
Kết bài:
Như vậy là mình đã hướng dẫn xong các bước cài đặt tích hợp Email công ty vào Outlook. Để hiểu rõ hơn hoạt động của chế độ POP3 và IMAP mời anh chị và các bạn theo dõi bài viết này.
- Xem thêm: Sử dụng Email thế nào cho đúng?
Chúc các bạn thành công!
Victor Vuong,
