Giờ có nhiều công cụ, phần mềm hỗ trợ ghi chép tạo lịch giúp chúng ta quản lý thời gian công việc của mình hiệu quả hơn. Bên dưới là chia sẻ cách làm của tôi để quản lý thời gian, tiến độ công việc của mình, đây là thói quen mà tôi thấy rất hiệu quả, nó giúp chúng ta biết lập kế hoạch chủ động trong công việc. Có 4 bước như sau:
Bước 1. Nhớ và ghi chú ngày bắt đầu và kết thúc dự án hay phạm vi công việc được giao.
Nên nhớ là cái phạm vi công việc rất quan trọng, phải luôn đảm bảo rằng mình hiểu rõ được phân công làm cái gì, không làm cái gì, nếu không rõ phải hỏi lại sếp ngay, tránh tình trạng đến ngày kết thúc dự án rồi lúc đó mới tá hỏa vì biết rằng mình thực hiện thiếu công việc mà sếp giao, hoặc làm thừa cả công việc của người khác!!!
Bước 2. Chia thành các hạng mục nhỏ tương ứng với tiến độ hoàn thành cho từng ngày (sáng + chiều) và ghi chú trong file “Notes.xlsx” hoặc phần mềm Simple Sticky Notes, Google Lịch, OneNote của Microsoft hoặc ghi vào sổ…
Các bạn thấy mình tiện và làm cách nào hiệu quả nhất thì làm. Một trong cách tôi đã làm và thấy rất hiệu quả là sử dụng phần mềm Simple Sticky Notes. Đây là phần mềm tạo ghi chú công việc dưới dạng các Sticky trên màn hình Desktop máy vi tính, nếu có loa phần mềm còn có chức năng nhắc bằng âm thanh.
Cố gắng chia các hạng mục nhỏ để hoàn thành công việc trước deadline được giao.
Màn hình desktop hiển thị các Notes trong phần mềm Simple Sticky Note
Hình ảnh trong phần mềm Simple Sticky Notes hiển thị màn hình máy vi tính
Nếu bạn dùng Windows 10 thì Windows này đã tích hợp sẵn phần mềm Sticky Note, bạn chỉ cần mở ra và dùng, phần mềm này bổ sung thêm thanh định dạng ở bên dưới note thậm chí còn chèn hình ảnh vào note được:
Bấm phím Window trên bàn phím, gõ Sticky notes để mở phần mềm
Sticky note có sẵn trong Windows 10
Bước 3. Thực hiện các hạng mục nhỏ, hoàn thành đúng tiến độ đặt ra hàng ngày.
Đầu và cuối buổi làm việc xem Ghi chú đã lập, đánh dấu những việc đã hoàn thành, những việc chưa hoành thành cho ngày làm việc tiếp theo.
Đây là thao tác tổng kết công việc cuối mỗi buổi, chỉ mất 1-2 phút, ngày hôm sau mở máy lên là các bạn đã biết mình phải làm gì luôn, không phải lục lại hồ sơ hôm trước nữa.
Bước 4. Thực hiện hằng ngày đầy đủ bước 3 cho đến xong công việc được giao.
Kết bài:
Chúc bạn thành công!
Victor Vuong,
