Qua thời gian email trong Outlook của chúng ta ngày càng nhiều với rất nhiều dự án khác nhau, vậy để quản lý chúng thế nào cho hiệu quả, truy xuất tìm kiếm dễ dàng khi cần… Bài viết này tôi sẽ chia sẻ một số thủ thuật mà tôi đã đang áp dụng trong công việc của mình:
1. Tạo thư mục dự án, công việc để lưu và quản lý email
Qua thời gian email tải về máy vi tính trong Outlook của bạn ngày càng nhiều, dung lượng file database Outlook có thể tới mấy chục Gb. Nếu không có cách quản lý Email qua từng năm, từng dự án thì sau này sẽ rất khó để tìm kiếm lại các thông tin cũ. Nhưng rất may trong Outlook cũng có chức năng tạo cây thư mục tương tự như thư mục trong ổ cứng của chúng ta vậy. Thao tác tạo cây thư mục rất đơn giản:
Bạn bấm chuột phải vào Inbox >> chọn New Folder để tạo một thư mục mới. Bạn hoàn toàn tạo được các thư mục lớn, thư mục con để quản lý các email của mình. Và chúng ta cũng dễ dàng nhấc, kéo thả được các thư mục này tới vị trí mình muốn để quản lý. Tôi thường hay tạo các thư mục lớn theo từng năm, trong năm sẽ có các thư mục con tương ứng với từng dự án/ công việc.
Khi có email mới hoặc thậm chí là cả email gửi đi tôi thường kéo thả vào thư mục dự án tương ứng, để sau này tìm kiếm thông tin dễ dàng, nhiều bạn còn rất cầu kỳ, cẩn thận đánh số thứ tự kèm tên dự án trong cây thư mục này.
2. Tạo một Contact Group mail để sử dụng nhiều lần
Đối với vị trí quản lý hoặc trưởng bộ phận/ trưởng nhóm thường phải gửi email cho nhiều người, lặp đi lặp lại nhiều lần thì chúng ta có thể tạo sẵn trước một Contact Group mail để khi cần gửi email cho nhiều người chỉ cần gõ tên Group này ra mà không cần gõ lại toàn bộ email của tất cả mọi người, việc làm này khiến chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Bên dưới là hướng dẫn tạo Group này:
+ Trong tab Home bạn bấm vào mũi tên cạnh New Email/ More Items/ Contact Group hay bấm tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + L để mở hộp thoại Contact Group:
+ Trong ô Name: Điền tên Group (nên điền ít ký tự và không trùng lặp với các group khác để dễ dàng gõ nhóm mail ra).
+ Tiếp theo bạn Add email các thành viên vào nhóm, số lượng thành viên add vào nhóm là không hạn chế.
Tạo Contact Group mail
Điền tên và email thêm các thành viên vào nhóm
Sau khi hoàn thành Group, từ lần sau khi gửi email mới bạn chỉ cần gõ tên Group vào trong phần người gửi To sau đó chọn Group xuất hiện bên dưới.
Sau khi chọn được Group, nếu bạn muốn xóa bớt một số thành viên thì bấm vào dấu cộng để mở danh sách email các thành viên ra và xóa người mình muốn. Bạn vẫn hoàn toàn thêm được bất kỳ người nào khác vào danh sách gửi này.
3. Tạo chữ ký số trong Outlook
Chữ ký số là phần chữ ký cuối thư mà chúng ta thường thấy, ở đây có các thông tin như: Họ và tên, chức vụ, số điện thoại, email, địa chỉ công ty, logo và đôi khi là các thông điệp của công ty muốn gửi đến khách hàng… Các công ty hiện nay còn quy định rõ ràng mẫu chữ ký số để thống nhất trong toàn công ty, giúp quảng bá công ty rất hiệu quả.
Để tạo được chữ ký số trong Outlook bạn tạo một thư mới (Ctrl + N), trong giao diện gửi thư bạn bấm vào Signature/ Signature… để vào tab quản lý chữ ký:
Vào tab quản lý chữ ký trong phần gửi thư
Bấm New để tạo một chữ ký mới
Điền tên chữ ký
Soạn thảo nội dung chữ ký trong khung soạn thảo sau đó bấm OK
Chọn chữ ký muốn sử dụng cho thư (ở đây tôi có 2 chữ ký khác nhau, tùy đối tượng người gửi mà chúng ta có thể áp dụng các chữ ký khác nhau cho phù hợp)
Trên đây là 3 thủ thuật cần thiết nhất để chúng ta quản lý email trong Outlook. Trong Outlook còn có chức năng backup database email từ một máy tính này sang máy tính khác, chi tiết bài viết này này các bạn xem TẠI ĐÂY.
- Xem thêm: Sử dụng Email thế nào cho đúng?
Hy vọng các bạn sớm thành thạo các kỹ năng sử dụng và quản lý Email bằng Outlook này – đây đều là những kỹ năng thực tế của người đi làm, để áp dụng vào công việc của mình hiệu quả hơn.
Victor Vuong,
